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所有不掌握开会术的老板都是刽子手

发布时间:2019-10-18 22:12:34

所有不掌握“开会术”的老板都是刽子手!

各位餐饮经理、老板肯定经常开会,并且往往都是会议的主角,各位想过开会也有学问吗?你能保证你组织的会议,员工都愿意参加而非应付吗?开会又能达到预期的效果吗?那么问题来了,什么才是一场会议的正确打开方式?认为:所有不掌握开会术的老板都是刽子手!因为时间就是生命。

今天一小会,明天一大会,先不说某些会议是否完全是浪费时间,有些会议简直让人心烦气躁呃,当然还有肚子咕咕叫。

从领导者的角度,会议必不可少,但还是可以相应地减少会议带来的疲惫感。可以说,开会真不是一件小事。

问题一:开会动机不充分

会议是不是非开不可?还是只是在做工作检查?其实完全没有必须通过会议了解工作进展,位于加拿大的Mavenlink络项目管理软件公司CEO雷?格兰杰(Ray Grainger)建议,可以利用协同任务跟踪软件达到这个目的。

如果团队成员工作近况和进度能够自觉地反映出来,员工可以节省时间用于任务本身上,领导者则可以节省时间有针对性地组织未完成工作进度未及时作情况汇报的员工进行谈话, 格兰杰指出。

问题二:不珍惜他人的时间

大家都很忙。应该注重工作成效,现住于美国麻省的战略策划顾问爱丽森?瑞姆(Allison Rimm)说。她同时建议道,领导者应该自我思考,这个会议想要达到什么目的,并根据目标效果作好日程安排。

开会前要告诉与会人员会议日程,并提供切题的背景信息,方便会上展开讨论,做到开会不离题,可以事先提出三个讨论要点,即瑞姆所说的让大家先阅读背景材料,有准备地与会讨论这些材料给公司带来的启示和下一步工作方案。

问题三:开会时机不对

在午餐时间开会又不提供任何食物的行为简直是耍流氓,后果不仅是与会员工腹中饥饿难忍,而且造成他们注意力下降。

美国康奈尔大学(Cornell University)的埃米莉?兹特克(Emily Zitek)教授和达特茅斯学院(Dartmouth College)的研究者亚历山大?乔登(Alexander Jordan)在2014年8月举行的年度美国管理学会(the Academy of Management)上发表的一篇论文指出,饥饿使得人的关注力投诸于自身,即人们更多地注意自我的需求,而少了对他人的考虑。

人的饥饿程度在一天之中不断起伏,人们的注意力与参与度也随之变化,论文如是写道。因此想要员工开会时集中火力?还是午餐后再续吧。

问题四:开会组织方式不对

应该限制与会人员的数量,领先人力咨询机构怡安翰威特(Aon Hewitt)的领导力咨询部门总监罗琳?史托斯基(Lorraine Stomski)说。

应该好好考虑组织那些人员开会,她建议道。问问自己,这些与会人员是否对会议有所增值?有没有相关的话题经验?其他人是否比他更适合开会?

问题五:开会成本欠考虑

员工开会一小时,这一小时的工作酬劳当然只占了员工全年收入的很小一部分,但 这只是一场会议的成本,纽约的执行管理培训师丹尼斯?奥尼尔(Dennis ONeill)说。管理层往往不会考虑开会的机会成本即员工参加一场可开可不开的会议,还不如用这段时间取得的其他工作成绩。

硅谷的Eastwick技术通信公司CEO芭芭拉?贝兹(Barbara Bates)建议,会议组织者提前计算好会议成本,将成员名单尽量减至最少,集中讨论会议日程,而且每将会议时间缩减15分钟,可以节省的成本其实十分可观。

问题六:会后不抓落实

比开会更糟糕的是,会议艰难作出决定后,工作落实基本为零。要避免这个问题,美国奥斯丁市的效率专家马诺?托马斯(Maura Thomas)认为,可以在会议结束时问问与会人员以下三个问题,并记录大家的反应:

1. 下一步行动是什么?

2. 由谁负责这项行动?

3. 截止时间是什么时候?

在会议记录中清楚列出这些问题和回答,能够通过公开的方式保证执行力,托马斯解释说。当没人知道你负责的具体任务时,一个人很容易就拖延症发作,错过截止时间。但当在公众的监督下,人们在截止时间前完成任务的能动性更大。

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